ถอดชิ้นส่วน

"อย่าพยายามทำคนอื่นให้เหมือนใจเรา

เพราะเราก็ทำให้เหมือนใจคนอื่นไม่ได้"

              ลูกค้าเอาเครื่องมาซ่อมแต่ไม่มีอะไหล่สำรองไว้เลย ที่ผ่านมาเฮียเน้นแต่ขายเลย ไม่ได้ซื้ออะไหล่มาเก็บ แต่ด้วยหน้าที่ความรับผิดชอบที่อยู่เหนือสิ่งอื่นใด หันรีหันขวางช่างก็เลยไปหยิบเอาเครื่องเก่าที่นอนเสียจอดสนิทอยู่ในคลังมาถอดแกะ ทำไปทำมาได้อะไหล่เอามาซ่อมให้กับลูกค้า พองานเสร็จก็ให้หนูเปิดบิลเรียกเก็บเงิน หนูก็อยากทำใจจะขาด แต่ระบบบัญชีเวลาเปิดบิลขายอะไหล่มันจะต้องไปตัด Stock อะไหล่ แต่นี่ไม่มีอะไหล่ในระบบ แต่มีอะไหล่ในที่เกิดเหตุที่ช่างเอาไปซ่อม จะให้หนูทำอย่างไรดี ลูกค้าก็รอจ่ายเงินช่างก็รอส่งเครื่องซ่อม

              เรื่องเปิดบิลน่าจะไม่ใช่ปัญหาใหญ่ อาจจะแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าออกเอกสารใบเสร็จรับเงินด้วย Excel ส่งมอบให้ก็ได้ ลูกค้าก็ได้จ่ายเงินช่างก็ได้ส่งมอบสินค้าซ่อมปิด Job ได้ภายในกำหนด KPI ก็ไม่ตก ส่วนหนูก็ออกเอกสารการขายบันทึกบัญชีได้สำเร็จ ผ่านเรื่อง KPI ไปอีกคน

ตรวจสอบสภาพสินค้าหากชำรุดเสียหาย

โอนสินค้าที่ชำรุดเข้าคลังสินค้าชำรุด

              เรื่องที่น่าเป็นห่วงคือ จะเอาต้นทุนสินค้าหรืออะไหล่ที่ขายมาจากไหน เพราะอะไหล่ที่นำมาซ่อม ก็ไปแกะจากสินค้าที่ชำรุดเสียหายไม่เคยมีมูลค่าและราคามาก่อนเพราะมันนอนกองอยู่ในโกดังเต็มไปหมด เวลาอะไหล่ไม่มี ก็ไปหยิบไปแกะมาซ่อม ที่ผ่านมาอาจจะไม่เคยเรียกเก็บเงิน เพราะอยู่ในประกันก็เลยไม่มีปัญหา แต่ปัญหาที่อาจจะนึกไม่ถึงสินค้าที่ชำรุดที่นอนกองในโกดัง ก็ไม่เคยถูกตัดเป็นต้นทุน เวลาถูกแกะเอาอะไหล่ไปซ่อมก็ไม่มีใครรู้และนำมูลค่ามาหักเป็นต้นทุนด้วย พอถึงคราวต้องเรียกเก็บเงินค่าซ่อมกลายเป็นโดนไปอีกเด้ง ต้องนำรายได้ไปรวมคำนวณภาษีโดยไม่มีต้นทุน ถึงตอนตรวจนับสินค้าคงเหลือ กลับไม่พบว่ามีวันดีคืนร้ายจะกลายเป็นสินค้าขาดรายงาน โดนประเมินเป็นขาย ต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม เบี้ยปรับ เงินเพิ่มไปอีก

เบิกสินค้าที่ชำรุดเสียหาย

ถอดชิ้นส่วนรับเข้าเป็นอะไหล่

              แค่นำวิธีการทำงานจริงมาจัดทำคู่มือการทำงาน เรียงลำดับขั้นตอนการทำงานให้ดี เริ่มจากการกำหนดให้ตรวจสอบสภาพสินค้าอย่างสม่ำเสมอ หากพบว่ามีสินค้าที่ชำรุดเสียหายทำหนังสือแจ้งผลการตรวจสอบให้แผนกคลังสินค้า, บัญชีที่ช่วยกันตรวจสอบลงนามรับรอง ขออนุมัติให้เป็นสินค้าชำรุดเสียหาย ทำเรื่องเบิกหรือโอนจากสินค้าปกติไปเป็นสินค้าชำรุดเสียหาย ผ่านรอบแรก เอ๊ย..ผ่านขั้นตอนนี้ไปได้ เท่ากับว่าสินค้าปกติจะหายไปและสินค้าชำรุดจะเพิ่มมา 1

หากผู้เกี่ยวข้องเห็นว่า สินค้าที่ชำรุดมีประโยชน์สร้างมูลค่าได้มากกว่าการขายซาก ก็ทำเรื่องเบิกสินค้าชำรุดไปถอดอะไหล่ ถอดได้เท่าไหร่ก็สรุปรายการ จำนวน นำมาบันทึกรับเข้าเป็นอะไหล่ ส่วนซากที่ถูกถอดจนหมดสภาพก็แยกกองไว้รอจำหน่าย ทำได้แบบนี้ เวลาช่างต้องซ่อม จะได้ตรวจเช็คที่คลังซ่อมได้เลยว่า มีอะไหล่กี่ชิ้นเพียงพอต่อการซ่อมไหม ถ้ามีพอก็ทำเรื่องเบิกอะไหล่ไปซ่อมต้น ทุนค่าอะไหล่ก็จะวิ่งตามไปด้วย เวลาเปิดบิลเรียกเก็บเงิน ก็สบายใจไร้กังวล

              ถ้ากำหนดขั้นตอนการปฏิบัติเกี่ยวกับสินค้าให้ดี สินค้าดีก็ต้องควบคุม สินค้าชำรุดเสียหายก็ต้องควบคุม จะเบิกจะนำไปทำอะไรต้องมีรายละเอียดบอกชัดเจนแบบนี้ การควบคุมสินค้าที่ถือว่าเป็นรายการที่มูลค่าค่อนข้างมากของรายการหนึ่ง ก็จะมีประสิทธิภาพไม่รั่วไม่ไหล ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญเรื่องหนึ่ง ของระบบการควบคุมเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ ซึ่งผู้ประกอบการทุกคน ต้องให้ความสำคัญ เงินทองจะได้ไม่รั่วไหล น้ำตาจะได้ไม่เช็ดหัวเข่า เพราะของหายจ่ายภาษีเกิน