เงินสดยิบ

"ถ้าทำในสิ่งที่เคยทำ จะได้สิ่งที่เคยได้

ถ้าทำในสิ่งที่ไม่เคยทำ จะได้ในสิ่งที่ไม่เคยได้"

            ใครก็ชอบบอกว่าหนูเป็นคนคิดบวกมาก ตอนนี้หนูโดนบวกเองซะแล้ว หลังจากนำความของพี่ไอไปไล่เช็คบิลกันแผนกอื่นมาแบบต่อเนื่องกะให้งานเรียบร้อยมาถึงตอนนี้หนูโดนเองซะแล้ว พี่ไอบอกง่ายสั้นกระชับว่า เงินสดย่อยอะไรของเธอจ่ายครั้งละเป็นหมื่นเป็นแสนแบบนี้ เค้าไม่เรียกเงินสดย่อยกันแล้ว หนูก็พยายามอธิบายว่าทุกส่วนงานต้องมาขอเบิกเงิน นำไปจ่ายชำระค่าใช้จ่ายสารพัด ไม่ว่าจะเป็นการซื้อวัสดุ อุปกรณ์, งานซ่อมบำรุง และอีกหลายหลาก ตามแต่ใจที่อยากจะเบิก พอมาเบิกหนูก็ต้องจัดให้ถ้าเงินไม่พอจ่าย หนูก็เดือดร้อนโดนแผนกอื่น เช็คบิลบวกกลับแบบจุกแน่ หนูก็เลยต้องสำรองเงิน เพื่อนำมาใช้จ่ายในกิจการมากนิดส์นึงแค่ 500,000 บาทเอง พอเงินใกล้หมดถึงจุดอันตรายหนูก็เบิกคืน หรือถ้าไม่ใกล้หมดทุกสิ้นเดือนหนูก็เบิกคืน ทำแบบนี้มาตลอดไม่เห็นมีใครว่าอะไรมาก่อนเลย มีแต่ชื่นชมว่าบริหารเงินได้ดีมากไม่เคยช็อตมีให้เบิกไม่เคยขาดมือแม้สักครั้ง

เงินสดย่อย หรือ Petty cash คือเงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเป็นผู้กำหนดขึ้นไว้จ่ายค่าใช้จ่ายภายในกิจการ โดยเป็นเงินที่มีจำนวนไม่มากนักเช่นค่ารับรอง ค่าไปรษณีย์ ค่าพาหนะ ฯลฯ ซึ่งไม่เหมาะสมกับการจ่ายชำระด้วยเช็ค, โอนเงิน

พนักงานการเงิน หรือพนักงานบริษัทคนใดคนหนึ่ง จะถูกมอบหมายให้เป็นผู้ดูแลรับผิดชอบ  เรียกว่า “ผู้รักษาเงินสดย่อย” ซึ่งมีหน้าที่ความรับผิดชอบดังนี้

เก็บรักษาเงินสดย่อยไว้ให้ปลอดภัย

นำจ่ายเงิน พร้อมเก็บหลักฐานในการเบิก

บันทึกการจ่ายเงินในสมุดเงินสดย่อย

จัดทำใบสำคัญเพื่อขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย

ที่หนูอธิบายมาถูกต้องไหมคะอาจารย์ ไม่ต้องรอให้ยืนยันหนูมั่นใจมากเลยบอกพี่ออไปว่าเงินสดย่อยมี 2 แบบ

1. เงินสดย่อยแบบจำกัดวงเงิน หรือ Impress System โดยจะกำหนดวงเงินสดย่อยขึ้นมาจำนวนหนึ่ง เมื่อเงินใกล้หมดหรือครบกำหนดต้องเคลียร์ก็ทำเรื่องเบิกคืน

2. เงินสดย่อยแบบไม่จำกัดวงเงิน หรือ Fluctuating System จะไม่กำหนดวงเงินเงินสดย่อยไว้เป็นจำนวนแน่นอน ผู้รักษาเงินสดย่อยสามารถขอเบิกเงินชดเชยเป็นจำนวนเท่ากับ มากกว่า หรือน้อยกว่าจำนวนของเงินสดย่อยที่จ่ายไปได้ตลอดเวลา

หนูก็เลือกตั้งวงเงินสดย่อยแบบไม่จำกัดวงเงินก็ไม่น่าจะมีปัญหา ถ้าอาจารย์ยืนยันว่าหนูถูกจะกลับไปยันกับพี่ไอและพี่อออีกครั้งเพื่อปิดคดี ปลาไหลใส่สเก็ตแท้หนอน้องเรา เล่าเรื่องราวเงินสดย่อยได้อย่างถูกต้องฉะฉานมีทฤษฏีประกอบครบ แต่ลืมวรรคทองไปวรรคนึงคือ

เงินสดย่อย

ชำระค่าใช้จ่ายภายในกิจการ

เป็นเงินที่มีจำนวนไม่มาก

เช่นค่ารับรอง ค่าไปรษณีย์ ค่าพาหนะ ฯลฯ

            ถือเป็นหัวใจหลักของการกำหนดวงเงินสดย่อยเลย เพราะการจ่ายชำระค่าใช้จ่ายเล็กน้อยหากให้ต้องมาทำเรื่องวางบิลตั้งเบิกทำเช็คจ่ายมีหวังถูกตัดน้ำตัดไฟทุกเดือน เพราะทั้งพี่ไฟฟ้าและประปาถนัดคือมาเสียบบิลไว้ตามตู้จดหมายหรือป้อมยาม จะให้มาวางบิลบอกได้ว่าฝันไปเถอะ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน จึงได้กำหนดให้มีวงเงินสดย่อยขึ้นมาเพื่อการดังกล่าว แต่น้องชีของผมเล่นให้เพื่อนในออฟฟิศเบิกเงินแบบไม่จำกัดทั้งวงเงินและเวลา อยากเบิกเท่าไหร่เบิก อยากคืนเมื่อไหร่คืนแบบนี้ ผิดหลักเรื่องการจัดการเงิน การควบคุมภายในเปิดช่องให้มีโอกาสทุจริตได้สูงปรี๊ด

            น้องชีต้องกลับไปคุยกับเฮียและผองเพื่อนทุกคน ให้หันมาใส่ใจเรื่องนี้ให้ดี เพราะรายการที่เบิกไปใช้จ่ายไม่ว่าจะเป็นค่าวัตถุดิบ, ค่าวัสดุอุปกรณ์, ค่าซ่อมแซม สาระพัดมันสะท้อนกลับมาที่ระบบการบริหารจัดการที่มีปัญหา จัดซื้อไม่ได้ทำหน้าที่จัดหาสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้เพื่อนต้องวิ่งวุ่นหาซื้อของกันวันละสามเวลาหลังอาหารทำให้เงินสดย่อย กลายเป็นเงินสดยิบเบิกกับยิบยับแบบนี้