ใครตัด

"ฟ้านิ่งจึงเห็นเงา

ใจนิ่งจึงเห็นสุข"

            งานงอกอีกแล้วอาจารย์ จบศึกเรื่องจัดซื้อได้ไม่กี่วัน ก็ถึงเวลาเวียนมาเจอปัญหาเรื่องคลังสินค้า คราวนี้พี่ออเค้าจัดหนักจัดเต็มทั้งที่หนูก็เตี๊ยมเรื่องราวกับคลังสินค้าเป็นอย่างดี แอบสุ่มตรวจนับกันมาพอก่อน พอถึงวันไม่รู้ว่าฮั้วแตกหรือว่าอะไร สับสนอลหม่านไปทั่ว เท่าที่พอรู้เรื่องกว่าจะตรวจนับได้ล่อไปเกือบเย็นแถมแอบได้ยินมาว่าพี่ออจะมาตรวจนับใหม่อีกรอบ

            ไม่ปล่อยให้หนูงงนาน พี่ออส่งสายด่วน hot line มาคุยให้ฟังเหมือนอัดอั้นมานาน แต่ชี้ชัดว่าระบบการจัดการสินค้าคงคลังมีปัญหา ไล่มาตั้งแต่การพิมพ์รายงานตรวจนับทำไมพิมพ์มาแต่ละชุดยอดคงเหลือไม่เท่ากันที่สำคัญคนที่ทำหน้าที่บันทึกเหมือนไม่เข้าใจระบบเรียกรายงานไม่ถูก แถมสินค้าที่จะให้ตรวจนับก็กระจายกันอยู่คนละ location ตรวจนับทีวิ่งกันวุ่นวาย มีสินค้างอก สินค้าขาดเต็มไปหมด ยังไงไปแก้ปัญหากันให้ดี เตรียมข้อมูลให้เรียบร้อย จะให้แก้มืออีกรอบ ถ้าไม่ผ่านคราวนี้ กรรมการไล่ลงเวทีข้อหาชกไม่สมศักด์ศรี  เอ๊ย! ข้อหาตรวจนับสินค้าไม่ได้ อ้อแถมท้ายด้วยว่าการบันทึกรับจ่ายวัตถุดิบสินค้าคงคลังควรเป็นหน้าที่ของคลังสินค้า หากจะให้แผนกอื่นไม่ว่าจะเป็นจัดซื้อหรือบัญชีทำ ควรต้องมีการสอบทานด้วยว่าการบันทึกถูกต้องไม่อย่างนั้นจะจับมือใครมาดมก็ไม่ได้

            เอาไงดีคะอาจารย์หนูอุตส่าห์ใช้เวลา 1 วันไปสอนทีมงานที่คลังสินค้าให้เข้าใจการทำงานโปรแกรมบันทึกข้อมูลคลังสินค้า หัดเรียกใช้รายงานรับ จ่าย ยอดเคลื่อนไหว เพื่อให้พี่ออเห็นว่าการจัดการคลังสินค้าเราเป๊ะ ตอนซ้อมก็ทำได้ดีพอเจอหน้าดุๆ ของผู้ตรวจเข้าทำไมขวัญกระเจิง จนเจอประเด็นกันแบบนี้หนูก็ไม่รู้เราจะแก้ตัว เอ๊ย! แก้ไขอย่างไร

            ถามคำหนึ่ง ก็ใครจะเป็นคนตอบ ก็น้องชีจองเรานี่ละที่ต้องตอบ มีคำถามว่าทำไมต้องไปสอนให้น้องที่คลังสินค้าเข้าโปรแกรมเรียกดูรายงานในระบบเพราะเป็นงานปกติที่คลังสินค้าต้องทำอยู่แล้วตั้งแต่บันทึกรับ – จ่าย ดูยอดคงเหลือต่างๆ เพื่อนำมาบริหารจัดการเติมสินค้าให้เพียงพอต่อความต้องการ และบริหารจัดการสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวให้ลดลงเพื่อลดเงินที่จมอยู่ในสินค้าเหล่านี้ หรือนี่จะเป็นประเด็นที่พี่ออฝากไว้เพราะน่าจะพบว่า

คลังเป็นผู้รับและจ่ายสินค้า

แผนกอื่นทำหน้าที่

บันทึกรับและจ่ายสินค้าในโปรแกรม

            เรียกว่าทำงานจริงเป็นคนหนึ่งแต่คนบันทึกเป็นอีกคนหนึ่ง ที่สำคัญน่าจะเป็นคนละฝ่ายกันด้วย ใช่เลยค่ะอาจารย์เพราะที่หนูทราบมาคลังสินค้าเป็นคนรับและจ่ายวัตถุดิบและสินค้าตามใบส่งสินค้าและใบเบิก แต่คนที่บันทึกรับเป็นจัดซื้อ ส่วนที่คนที่บันทึกเบิกคือน้องของหนูแผนกบัญชีนี่เอง แต่ที่ผ่านมาก็ทำกันมาอย่างนี้ตลอดไม่เห็นมีประเด็นอะไร  เพราะถ้าให้คลังทำหน้าที่รับและจ่ายด้วยหนูกลัวข้อมูลจะผิดพลาดคลาดเคลื่อนกันไปไกลสุดขอบฟ้าขนาดทำกันแบบนี้ยังมีผิดพลาดให้เห็นอย่างสม่ำเสมอสอดคล้องกับหลักการบัญชีที่ให้เน้นความสม่ำเสมอเลยค่ะ

            ไปถึงบางอ้อโดยไม่ต้องผ่านบางพลัดเลย หายสงสัยแล้วว่า ทำไม่ถึงต้องสอนให้คลังสินค้าเรียกรายงานและทำไมพี่ออเราถึงได้มีความเห็นเรื่องการบริหารจัดการคลังสินค้าตามมา หากว่าไปแล้วใครจะทำหน้าที่รับจ่ายหรือบันทึกหากระบุหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจนก็ไม่น่าจะมีปัญหา งานนี้หากจัดซื้อกับบัญชีทำหน้าที่บันทึกรับและจ่ายก็ไปแสดงตัวยืนยันตัวตนและทำหน้าที่เรียกรายงานต่างๆ มาให้กับพี่ออเรื่องก็จะไม่วุ่นวายทำให้เกิดคำถามและต้องเพิ่มเวลาการตรวจนับไปอีก จัดซื้อกับบัญชีทำหน้าที่เรียกรายงานส่วนคลังสินค้าก็ชี้เป้าทำหน้าที่ตรวจนับวัตถุดิบสินค้าให้ตรงกับรายงาน หากไม่ตรงก็ต้องอธิบายให้ได้ว่าเกิดจากอะไร เพราะอาจจะมีการเบิกระหว่างวันทำให้วัตถุดิบและสินค้าคลาดเคลื่อนไปได้ ตรวจนับครั้งถัดไปก็วางแผนจัดกำลังคนให้ตรงกับความเป็นจริงหากวัตถุดิบและสินค้าคงคลังมีอยู่จริงก็ไม่น่าจะมีประเด็นอะไรงอกเพิ่ม

            คราวนี้มาว่ากันต่อว่า เมื่อคลังสินค้าเป็นคนดูแลรับจ่ายวัตถุดิบและสินค้าคงเหลือ แต่จัดซื้อเป็นคนบันทึกรับบัญชีเป็นคนบันทึกจ่าย คำถามแรกคือ แผนกคลังสินค้าได้บันทึกรับและจ่ายใน Stock Card ไม่ว่าจะเป็นในรูปกระดาษหรือ work sheet หรือไม่ ถ้าให้เดาก็น่าจะถูกเพราะตอบได้เลยว่า ต้องมีการจัดทำเพราะถ้าไม่มีการจัดทำจะไม่รู้เลยว่าวัตถุดิบและสินค้าที่คงเหลืออยู่มีจำนวนเท่าไหร่ อยากรู้ทีต้องตรวจนับที ซึ่งผู้จัดการคลังสินค้าของหนูไม่น่าจะปล่อยให้เป็นแบบนี้ คำถามต่อมาคือเมื่อคลังสินค้าบันทึกทั้งรับและจ่ายควบคู่กับการรับและจ่ายวัตถุดิบและสินค้าจริง ทำไมทั้งจัดซื้อและบัญชีต้องมาบันทึกในโปรแกรมควบคู่กันไปด้วยแบบนี้เค้าเรียกทำงานซ้ำซ้อน และที่สำคัญหากต่างฝ่ายต่างทำไม่มีการนำข้อมูลมาตรวจทานซึ่งกันและกัน จะเชื่อถือได้อย่างไร เหมือนที่พี่ออเค้าตั้งประเด็นและเสนอแนะแนวทางแก้ไขมาว่า หากแผนกที่ไม่ได้ดูแลรับและจ่ายวัตถุดิบและสินค้าทำหน้าที่บันทึกรับและจ่ายในระบบ จะต้องมีการนำข้อมูลมาสอบยันกันเพื่อให้มั่นใจว่าการจัดการและการบันทึกถูกต้องตรงกันนั่นเอง

คลังสินค้าทำหน้าที่บริหารจัดการวัตถุดิบและสินค้า

รับและจ่ายวัตถุดิบและสินค้า

บันทึกรับและจ่ายในระบบ

วิเคราะห์ข้อมูลของวัตถุและสินค้าคงคลัง

รับผิดชอบต่อวัตถุดิบขาดหรือเกิน

            หากหน้าที่ทั้งหมดเป็นของคลังสินค้าไม่กระจายไปยังแผนกอื่นๆ ก็ไม่ต้องมีการสอบยันข้อมูลหากมีความผิดพลาดเกิดขึ้นก็ไปวิเคราะห์หาสาเหตุได้ที่คลังสินค้าจุดเดียว หากจะทำในรูปแบบเดิมก็ต้องเพิ่มเรื่องการสอบทานข้อมูล อาจจะต้องพิมพ์ข้อมูลการบันทึกรับจ่ายในระบบมาให้ผู้จัดการคลังลงนาม น้องชีลองนำไปหารือกันดูว่าจะทำแบบเดิมหรือจะปรับเปลี่ยนให้จบในจุดเดียว โดยให้จัดซื้อก็ทำหน้าที่ร่วมตรวจนับเพื่อปิดงานจัดซื้อให้สมบูรณ์ บัญชีก็ทำหน้าที่นำเอกสารการซื้อและขายไปตรวจสอบการรับ-จ่ายวัตถุดิบและสินค้า เพื่อทำเรื่องจ่ายชำระและอื่นๆที่เป็นงานของบัญชีน่าจะดีกว่าไหม ได้ข้อสรุปอย่างไรก็ลองนำไปไฟล์ทกับพี่ออได้เลยนะ จะเป็นกำลังใจให้แบบห่างๆ แต่ห่วงๆ